חיבור האתר למערכת CRM
טופס באתר ששולח מייל הוא לא מערכת לידים. מישהו צריך לראות את המייל, להעתיק את הפרטים ולזכור לחזור, ובדרך פניות נופלות. אנחנו מחברים את הטפסים ואת דפי הנחיתה ישירות ל־CRM, כך שכל פנייה נכנסת עם מקור, אחראי ומשימת המשך.
מה קורה לפנייה אחרי שלוחצים ״שלח״
ברוב האתרים שאנחנו פוגשים, הטופס עושה דבר אחד: שולח מייל. אין רשומה במערכת, אין מי שאחראי, ואין דרך לדעת אם חזרו ללקוח. כשמגיע ליד ביום עמוס, הוא נקבר בתיבת הדואר.
בחיבור שאנחנו בונים, שליחת טופס פותחת שרשרת קבועה: הפרטים נבדקים, נוצר איש קשר ב־CRM (או מתעדכן אם הוא כבר קיים), נפתחת הזדמנות בשלב ״פנייה חדשה״, ונוצרת משימה למי שאחראי לחזור. יחד עם הפרטים נשמר גם מאיפה הפנייה הגיעה.
כך עובד היום האתר של Hot House: פניות מטפסי האתר נקלטות ב־Meduza Ops, פאנל התפעול שבנינו מעל GoHighLevel, ומשם נוצרים במערכת איש קשר, הזדמנות מכירה ומשימה. כל פנייה נשמרת יחד עם ההצעה שממנה הגיעה, כך שבמשרד יודעים על מה הלקוח שאל עוד לפני שמתקשרים.
מה נשמר עם כל פנייה
שם וטלפון הם רק ההתחלה. אנחנו שומרים גם את העמוד שממנו נשלח הטופס, פרמטרי הקמפיין (UTM) כשהם קיימים, וההצעה או השירות שהפנייה עוסקת בהם. בלי הנתונים האלה אי אפשר לדעת איזה קמפיין מביא פניות אמיתיות, ואיזה רק קליקים.
למה תוסף מוכן לא תמיד מספיק
לחלק מהמערכות יש חיבור מוכן לוורדפרס, ובאתר פשוט זה יכול להספיק. הבעיות מתחילות כשיש כמה טפסים, כמה שירותים וכמה אנשים שמטפלים בפניות: כפילויות של אותו לקוח, שדות שלא מגיעים, וחיבור שנופל בשקט בלי שאף אחד שם לב. לכן לפני שבוחרים כלי, אנחנו ממפים מה צריך לקרות לכל פנייה.
איפה העמוד הזה נגמר, ואיפה מתחיל שירות אחר
חיבור האתר אחראי על רגע אחד: הכניסה של הפנייה למערכת, שלמה ועם מקור. כל מה שלפני ואחרי זה הוא שירות נפרד, וכדאי לדעת לאן לפנות.
אין לכם עדיין CRM? מתחילים בהקמת מערכת על GoHighLevel. יש לכם מערכת ישנה עם היסטוריה? זה מעבר בין מערכות CRM. רוצים שאחרי שהפנייה נכנסה יישלח אישור ללקוח ותיפתח תזכורת לאחראי? זו אוטומציה של תהליכי עבודה. צריך שהחנות, מערכת הנהלת החשבונות או מערכת פנימית ידברו עם ה־CRM? זו אינטגרציית API בין מערכות. התמונה המלאה נמצאת בעמוד CRM, אוטומציה ו־AI.
למי זה מתאים ולמי לא
מתאים אם
- עסק עם אתר פעיל שמקבל פניות מטפסים, מדפי נחיתה או מקמפיינים, ורוצה שכולן יגיעו למקום אחד.
- עסק שמריץ קמפיינים בגוגל או במטא ורוצה לדעת מאיזה קמפיין הגיעה כל פנייה, לא רק כמה קליקים היו.
- צוות שבו כמה אנשים מטפלים בפניות, וצריך לדעת מי אחראי על כל אחת.
- עסק שכבר עובד עם CRM, אבל הפניות מהאתר עדיין מגיעות במייל ומוקלדות ידנית.
פחות מתאים אם
- עסק בלי אתר או בלי מערכת CRM. קודם מקימים את אחד מהם, ואז מחברים.
- מי שמקבל פנייה אחת בשבוע ומטפל בה בעצמו. שם מייל מסודר יכול להספיק.
- מי שמחפש בניית אתר חדש. זה פרויקט אחר, ואפשר לשלב בו את החיבור מההתחלה.
מה מקבלים
- מיפוי של כל נקודות הכניסה: טפסים, דפי נחיתה, כפתור וואטסאפ וצ׳אט, ומה צריך לקרות בכל אחת.
- מיפוי שדות בין הטופס למערכת, כולל שדות חובה ובדיקת תקינות של טלפון ומייל.
- שמירת מקור הפנייה: העמוד, פרמטרי UTM והשירות או ההצעה שעליהם שאלו.
- זיהוי לקוח קיים לפי טלפון או מייל, כדי שאותו אדם לא ייפתח במערכת פעמיים.
- יצירת איש קשר, הזדמנות בשלב הנכון ומשימה לאחראי, לפי מה שהגדרנו יחד.
- הגנה מספאם בטפסים, כדי שהמערכת לא תתמלא בפניות מזויפות.
- אירוע המרה ב־GA4 לכל שליחה, כדי שהמדידה והמערכת יספרו את אותו הדבר.
- בדיקה של כל טופס לפני ההשקה, ותיעוד קצר של מה מחובר לאן.
לא בטוחים לאן הולכות הפניות מהאתר שלכם? ספרו לנו אילו טפסים יש לכם ואיזו מערכת אתם מפעילים, ונבדוק איפה פניות נופלות.
בדיקת הטפסים באתר שליאיך עובדים
- מיפוי נקודות הכניסה עוברים על האתר ועל דפי הנחיתה ורושמים כל טופס, כל כפתור וכל ערוץ. מכם אנחנו צריכים גישה לאתר ולמערכת ה־CRM.
- אפיון השרשרת מגדירים יחד מה נוצר בכל פנייה, באיזה שלב היא נכנסת ומי מקבל את המשימה. ההחלטה מי אחראי על פניות היא שלכם, ואנחנו עוזרים לנסח אותה.
- חיבור ובדיקות מחברים, ושולחים פניות בדיקה מכל טופס. פניות הבדיקה מסומנות כך שלא יתערבבו בנתונים האמיתיים.
- השקה ומעקב בשבועות הראשונים בודקים שכל פנייה שנשלחה אכן הגיעה למערכת. כשמריצים קמפיין, משווים בין הפניות שפלטפורמת הפרסום מדווחת לבין מה שנקלט ב־CRM. כך עשינו גם ב־Hot House.
- אחרי ההשקה כשמוסיפים טופס, דף נחיתה או שירות חדש, צריך לעדכן את המיפוי. אפשר לעשות את זה איתנו כחלק מליווי שוטף או כמשימה נפרדת.
שלוש דרכים לחבר טופס ל־CRM
אין דרך אחת נכונה. הבחירה תלויה בכמות הטפסים, במערכת ובמה שקורה אחרי שהפנייה נכנסת.
| חיבור מובנה או תוסף | כלי חיבור חיצוני | חיבור ישיר דרך API | |
|---|---|---|---|
| מתאים ל | אתר עם טופס אחד או שניים ומערכת שיש לה תוסף רשמי | כמה טפסים וכמה מערכות, בלי צורך בלוגיקה מורכבת | תהליך עם כללים, זיהוי כפילויות ויצירה של כמה רשומות בבת אחת |
| שליטה בשדות ובמקור | מוגבלת למה שהתוסף מאפשר | טובה, תלויה בכלי | מלאה |
| תלות בגורם נוסף | בתוסף ובעדכונים שלו | בכלי החיבור ובמנוי אליו | בקוד שלכם ובשרת שמריץ אותו |
| מה קורה כשמשהו נופל | לרוב לא רואים | יש היסטוריית ריצות בכלי | אנחנו בונים תיעוד לכל קליטה |
החלטות שכדאי לקבל לפני שמחברים
חיבור טוב תלוי בכמה החלטות עסקיות, לא רק טכניות. אלה השאלות שאנחנו שואלים בשיחה הראשונה.
לאיזו מערכת מחברים
ברוב העסקים הקטנים והבינוניים שאנחנו עובדים איתם, GoHighLevel היא התשתית שאנחנו ממליצים עליה. זו לא חובה: אם יש לכם מערכת אחרת, בודקים קודם מה היא מאפשרת לקלוט ואיך.
מה נחשב פנייה
טופס עם שם וטלפון הוא פנייה. לחיצה על כפתור וואטסאפ היא לא, כי הפרטים נשארים בטלפון של מי שענה. אם וואטסאפ הוא ערוץ מרכזי אצלכם, צריך להחליט אם לחבר אותו כערוץ במערכת או לתעד את השיחות בדרך אחרת.
מי מקבל את הפנייה
אחראי אחד לכל הפניות, חלוקה לפי שירות, או חלוקה לפי אזור. כל אחת מהאפשרויות משנה את המשימה שנפתחת ואת מי שמקבל עליה התראה.
עבודות שממחישות
שאלות נפוצות
יש לי אתר וורדפרס עם Elementor. אפשר לחבר בלי לבנות אותו מחדש?
ברוב המקרים כן. בודקים את הטפסים הקיימים ואת המערכת, ומחברים. אם יתברר שהאתר עצמו מעכב, נגיד את זה ונציע שדרוג של האתר הקיים.
לאיזו מערכת CRM אתם מחברים?
בעיקר ל־GoHighLevel, שאותה אנחנו גם מקימים. למערכות אחרות בודקים קודם התאמה טכנית: מה המערכת מאפשרת לקלוט ובאיזו דרך.
אפשר לדעת מאיזה קמפיין הגיעה כל פנייה?
כן, אם הקמפיינים מסומנים בפרמטרי UTM. אנחנו שומרים אותם עם הפנייה במערכת. אם אנחנו מנהלים גם את הקמפיינים בגוגל או במטא, דואגים לסימון מהצד שלהם.
מה קורה אם החיבור נופל?
בחיבור ישיר אנחנו בונים תיעוד לכל קליטה, כך שאפשר לבדוק אם פנייה מסוימת הגיעה ומתי. בשבועות הראשונים אחרי ההשקה אנחנו בודקים את זה באופן יזום.
גם פניות מוואטסאפ ייכנסו למערכת?
לחיצה על כפתור וואטסאפ פותחת שיחה בטלפון, ולא יוצרת רשומה. כדי שהשיחות ייכנסו למערכת צריך לחבר את וואטסאפ כערוץ ב־CRM. בודקים יחד אם זה נכון לעסק שלכם.
השירות כולל הקמה של מערכת CRM?
לא. כאן מחברים את האתר למערכת קיימת. אם אין לכם מערכת, מתחילים בהקמת CRM ב־GoHighLevel, ואפשר לעשות את שניהם באותו פרויקט.
מסגרת התקשרות
המשך מקצועי
שירותים קשורים
רוצים שכל פנייה מהאתר תגיע למערכת?
ספרו לנו כמה טפסים יש באתר, מאיפה מגיעות הפניות ואיזו מערכת אתם מפעילים. נחזור עם מפה של מה מחובר היום ומה חסר.
ספרו לנו על הטפסים שלכם